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Automatisation IA pour entreprise à Montpellier : vos tâches répétitives, prises en charge

L’automatisation IA confie à des enchaînements automatiques les tâches que votre équipe refait chaque semaine : accuser réception d’une demande, relancer un devis, réclamer une pièce, préparer un compte rendu.

Prendre rendez-vousUn échange simple, sans engagementCalculer le temps que vous y passez
Illustration : client et messages fictifs. Les outils et les étapes se règlent sur votre activité.Voir l’exemple détaillé

HYVEN AGENCY conçoit ces automatisations pour les TPE et PME de Montpellier et de l’Hérault, avec n8n ou Make pour relier vos outils, et une IA là où il faut lire, trier ou rédiger. Les premiers enchaînements tournent en général deux à trois semaines après l’audit.

Sommaire : 8 parties
  1. Ce que l’automatisation IA prend en charge
  2. Une automatisation, en cinq briques
  3. Huit exemples d’automatisations, à adapter à votre activité
  4. Notre méthode, de l’audit au tableau de bord
  5. Vos outils restent les vôtres
  6. Nos engagements, et ce que nous n’automatisons pas
  7. Automatisation et chatbot IA, deux outils complémentaires
  8. Par où commencer

Ce que l’automatisation IA prend en charge

Une automatisation reprend un travail que vous faites déjà à la main, et se déclenche seule quand un événement précis se produit : un formulaire envoyé, un devis resté sans réponse, un document reçu, une heure de la journée. L’IA n’intervient que là où il faut comprendre du texte : résumer une demande, reconnaître un document, préparer un premier brouillon.

Ce que l’automatisation fait gagner, et ce qu’il vaut mieux ne pas lui confier, nous l’avons détaillé dans notre guide de l’automatisation en entreprise. Cette page décrit ce que nous construisons, et comment.

Une automatisation, en cinq briques

Chaque enchaînement que nous livrons suit la même logique, et chaque brique se comprend sans connaissance technique :

  1. Le déclencheur : l’événement qui lance tout — un formulaire rempli, un courriel reçu, un rendez-vous pris, une échéance.

  2. L’orchestration : n8n ou Make enchaîne les étapes et fait circuler l’information entre vos logiciels.

  3. L’IA, seulement quand il faut lire, trier ou rédiger. Nous travaillons avec Claude, et avec Mistral, un modèle d’IA français, quand vos données doivent rester en Europe.

  4. L’action : la fiche créée dans votre CRM, le message envoyé, le document classé, la ligne ajoutée au tableau de suivi.

  5. La validation humaine, partout où une décision engage votre entreprise : un prix, une réponse à une réclamation, un envoi sensible.

Des tâches qui se répètent chez vous ?

Trente minutes pour repérer ce qui peut s’automatiser, et ce qui ne doit pas l’être.

Prendre rendez-vousUn échange simple, sans engagementou demander un devis

Huit exemples d’automatisations, à adapter à votre activité

Ces scénarios sont des exemples types, pas des réalisations clients : ils montrent ce qu’on peut brancher, métier par métier. Les outils cités le sont à titre d’exemple, et leur faisabilité se vérifie pendant l’audit, sur vos propres logiciels.

Aucun ne promet de gain chiffré. Chaque fiche indique plutôt ce qu’il faut suivre pour juger le résultat sur votre activité.

Toute entreprise qui reçoit des demandes par le site, le courriel ou WhatsApp

La demande traitée dans la minute

Déclencheur
Une demande arrive, par le formulaire du site, un courriel ou un message.
Ce qui se passe
  1. L’IA lit la demande et en extrait l’essentiel : le besoin, la commune, l’urgence, les coordonnées.
  2. La demande est enregistrée dans votre CRM ou votre tableur, puis transmise à la bonne personne avec un résumé de trois lignes.
  3. Le client reçoit un accusé de réception qui lui indique quand il sera recontacté.
Résultat
Les demandes ne dorment plus dans une boîte de réception, et chaque client sait que la sienne a été prise en compte.
Ce qui est livré
  • Le branchement de vos canaux d’arrivée
  • Les règles de tri et de transmission
  • Le modèle d’accusé de réception

Garde-fou : l’accusé de réception n’annonce ni prix ni date : il confirme la réception et le délai de rappel.

À suivre : le délai entre l’arrivée d’une demande et le premier rappel.

Voyez comment l’assistant qualifie une demande

La démo est sur la page Chatbot IA : une conversation écrite d’avance, du premier message à la demande transmise.

Voir la démo du chatbot

Notre méthode, de l’audit au tableau de bord

  1. L’audit : nous relevons vos tâches répétitives et les chiffrons en heures par mois, pour commencer par celles qui pèsent le plus.

  2. Le premier enchaînement : celui qui rend le plus de temps, construit sur vos vrais outils et testé sur vos cas réels.

  3. La mise en service, en général deux à trois semaines après l’audit. Les enchaînements suivants s’ajoutent ensuite un par un.

  4. Le tableau de bord de suivi : ce qui tourne, ce qui a échoué, ce que chaque automatisation a traité.

  5. La formation, pour que votre équipe sache mettre un enchaînement en pause, l’ajuster ou reprendre la main.

Vos outils restent les vôtres

L’automatisation se branche sur ce que vous utilisez déjà : messagerie, agenda, tableur, CRM, logiciel de devis et de facturation, formulaire du site. Nous relions ces outils entre eux, sans vous demander d’en changer.

Quand un logiciel n’offre aucune connexion, nous le disons dès l’audit, avec une solution de repli : un export régulier, un tableur intermédiaire, ou une étape qui reste manuelle.

Combien d’heures vos tâches répétitives vous prennent‑elles ?

Cochez ce qui vous concerne, puis remplacez nos valeurs d’exemple par les vôtres. Le calcul ne repose que sur vos chiffres, et rien n’est enregistré.

Vos tâches répétitives

Environ 6 h par mois

Détail

Environ 6 h par mois

soit environ une journée de travail de sept heures, et 72 h sur une année.

Prendre rendez-vousavec ce calculEnvoyer ce calcul sur WhatsApp

C’est le temps en jeu, pas un gain garanti : l’audit dit ce qui s’automatise vraiment, et ce qui doit rester entre vos mains.

Nos engagements, et ce que nous n’automatisons pas

  • Les décisions restent les vôtres : un prix, un litige ou un envoi sensible attendent votre validation.

  • Une étape qui échoue vous alerte, et un cas imprévu vous est transmis au lieu d’être traité au hasard.

  • Nous n’automatisons ni le premier rendez-vous, ni la négociation, ni la réponse à un client mécontent.

  • Un assistant IA qui converse avec vos clients se présente comme une IA, comme l’exige l’AI Act, et ne traite que les données utiles à la tâche, comme le veut le RGPD.

  • Aucun gain n’est garanti : l’audit estime le temps en jeu, et le tableau de bord mesure ce qui est réellement repris.

Automatisation et chatbot IA, deux outils complémentaires

Le chatbot IA répond à vos visiteurs et qualifie leur demande sur le site. L’automatisation prend le relais une fois la demande reçue : enregistrement, transmission, relances, suivi. Chacun fonctionne seul ; ensemble, plus aucune étape ne dépend d’une mémoire ou d’une boîte de réception.

Le point de départ reste souvent votre site : un site internet pensé pour générer des demandes donne aux automatisations des demandes complètes à traiter.

Par où commencer

HYVEN AGENCY est une agence web à Montpellier qui conçoit des automatisations sur mesure pour les TPE et PME : relances, devis, tri des demandes, suivi. Réservez un appel gratuit de trente minutes pour repérer ensemble les tâches qui vous coûtent le plus de temps. Découvrez aussi le chatbot IA et l’optimisation de la conversion.

Questions fréquentes

Celles qui reviennent souvent et suivent une règle : accuser réception d’une demande, la transmettre à la bonne personne, relancer un devis, réclamer une pièce, rappeler un rendez-vous, compiler les chiffres de la semaine. Ce qui demande du jugement, comme fixer un prix ou gérer un litige, reste entre vos mains.

Non. Nous construisons les enchaînements sur les outils que vous utilisez déjà. Le tableau de bord et la formation vous permettent ensuite de suivre ce qui tourne et de reprendre la main.

Celui qui convient à vos outils et à vos contraintes. n8n peut être installé sur un serveur que vous contrôlez, ce qui aide quand les données sont sensibles ; Make est un service en ligne rapide à mettre en place pour des enchaînements simples. Le choix se fait pendant l’audit.

Seulement pour les étapes qui en ont besoin, et seulement les informations nécessaires à la tâche. Quand vos données doivent rester en Europe, nous utilisons Mistral, un modèle d’IA français. Les traitements sont documentés, pour votre registre RGPD.

L’étape qui échoue s’arrête et vous envoie une alerte, et une demande que l’enchaînement ne sait pas classer vous parvient telle quelle, au lieu d’être traitée au hasard. Les envois sensibles attendent votre validation avant de partir.

En général deux à trois semaines entre l’audit et la mise en service des premiers enchaînements. Les suivants s’ajoutent ensuite, dans l’ordre fixé par l’audit.

Chaque projet est devisé sur mesure, après un premier échange : le prix dépend du nombre d’enchaînements, des outils à relier et du volume à traiter. L’audit chiffre aussi le temps en jeu, pour que vous puissiez comparer les deux.

Nos services

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